En una época digital, donde casi todo pasa por la computadora, somos muchos los que todavía tenemos grandes cantidades de material analógico (¿cómo se llamaba? ¿papel?) con documentos e información importantes. Tal vez sean facturas de compras, o quizás algo más personal, como una carta.

Sin embargo, los inconvenientes del soporte analógico son obvios: ocupan espacio y están expuestos a más riesgos (romperse, perderse, etc.). Y la solución también es obvia: digitalizarlos (si no es para reemplazarlos, al menos para tener una buena copia de seguridad).

El problema es que digitalizar (escanear) muchos documentos se vuelve una tarea pesada, con toda la organización y clasificación que implica. Pero a no preocuparse, en Acceso Directo siempre encontramos una solución para todo. La opción que les voy a presentar hoy está inicialmente destinada a empresas, pero creo que cualquiera puede sacarle provecho.

Se trata de Qatris Icatalog, un programa multiplataforma que se encarga de hacer el trabajo pesado de organizar y clasificar los documentos que digitalizamos. Lo que hace es analizar la información en el mismo momento de su digitalización, y luego clasifica de forma automática esos documentos, en las categorías que hayamos establecido. De esta forma aumenta muchísimo nuestra productividad (ya sea para el trabajo, o personal).  Por ejemplo:

Así, una vez decididos los criterios con los que deseamos organizar nuestros documentos, podemos automatizar no sólo a qué categoría van, sino también una serie de procesos a elección para cada una. Y todo eso mientras vemos por quinta vez la primera temporada de Lost, trabajamos en otro proyecto, o lo que tengamos ganas de hacer.

Si al principio te cuesta soltar el control, tampoco hay nada de qué preocuparse. En todo momento es posible saber en qué punto del proceso se encuentra cada documento. Además puede realizarse una supervisión de los datos extraídos, modificarlos, o realizar su introducción manualmente si no deseas su automatización.

Para más información, pueden visitar la web de Sicubo, los desarrolladores.

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